Metodología Scrum en el Marketing de Contenidos

01 Jun, 2021   |   de Luz Mariela Ruiz   |   Estrategia de Contenidos, Marketing, Marketing de Contenidos

Scrum es una metodología de trabajo, donde se aplican un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.

Sencillo, ¿verdad? Veamos cuál es la filosofía que sustenta esta metodología.

Trabajo en equipo como estrategia de Marketing: ¿Qué es la Metodología Scrum?

¿Cómo opera Scrum?

Por ser una metodología ágil, busca hacer más fácil la ejecución de un proyecto. Para ello se debe tener identificado los requerimientos de alto nivel del proyecto, ordenados por prioridad y considerando su importancia para el cliente.

Esta lista de requerimientos debe dividirse en bloques, y describir muy bien las tareas a detalle que deben realizarse en cada bloque para obtener los productos acordados. Los bloques son conocidos como sprints, y para definir las tareas se realiza una reunión de planificación, llamada también sprint planning meeting. Lo tiempos de ejecución de estos sprints no deben exceder un mes. De esta forma se van viendo resultados rápidamente.

Diariamente se realiza una reunión entre los responsables de las tareas, llamada Daily Scrum, no mayor a 15 minutos, donde se responden preguntas como: ¿qué hemos hecho?, ¿qué haremos hoy?, ¿qué problemas tenemos?, ¿cómo vamos avanzando?, y demás.

Es una reunión concisa, muy corta, donde se toman decisiones muy oportunas. De hecho, la recomendación es hacerlas de pie… ¡Si! Nada de estar sentaditos, en salas con vídeos conferencias y exposiciones eternas. Eso sí, pueden tomarse la respectiva taza de café, pero la discusión y toma de decisiones debe hacerse en un corto período de tiempo.

Al finalizar la ejecución de un bloque de tareas o sprint, se realiza una reunión de retroalimentación y lecciones aprendidas, donde todos los participantes responsables de esas tareas, comparten la experiencia, revisan los logros y detectan áreas de mejoras, con el fin de definir las acciones que permitan avanzar en el desarrollo de las fases del proyecto que quedan pendientes.

En esta primera fase, ya tienes productos tangibles para entregar al cliente. Y así se sigue, sucesivamente, hasta concluir con el proyecto.

Es por ello que se habla de que se trata de una metodología iterativa e incremental. Se itera continuamente para avanzar y se entregan productos por fases. Como las fases son cortas, los productos siempre están presentes y el cliente contento.

En síntesis podemos decir que Scrum apunta a:

  1. Realizar desarrollos de tareas de forma iterativa e incremental, planificados, poniendo alta atención en las prioridades del cliente. El cliente participa activamente y va viendo los progresos y los resultados casi inmediatamente. Va viendo los resultados de su inversión.
  2. Conformar equipos multidisciplinarios con todos los que deben participar en el bloque de tareas, dándole potencia al equipo, habilitando espacios para la discusión productiva y colectiva, eliminando burocratismos, permitiendo innovar. Todo esto motiva al equipo.
  3. Planificar las tareas con orientación hacia los objetivos del cliente, utilizando técnicas muy rápidas de estimación. El equipo identifica y estima de manera conjunta las tareas a realizar y se las asignan directamente, lográndose estimaciones muy fiables por que se realizan sobre la base de las experiencias e información de todos los miembros del equipo. Esto apunta a que todos los participantes asumen una actitud de alto compromiso.
  4. Reportar diariamente el avance y los problemas encontrados. Así se logra un gran aprendizaje organizacional. La transferencia de la información es directa y la comunicación absolutamente transparente.
  5. Aceptar que los cambios en los requerimientos son naturales y se permiten en el inicio de cada bloque de tareas. De esta forma se logra flexibilizar la adaptación del producto a las necesidades del cliente.
  6. Realizar retrospectivas y análisis de lecciones aprendidas al finalizar cada bloque de tareas. Esto hace que el equipo pueda aprender mucho más rápido y ser más productivos.
  7. Focalizarse en unas tareas por un período de tiempo corto, lo cual facilita el enfoque en resultados y la toma de decisiones.

Breve historia del nacimiento de Scrum

¿Te preguntas cómo nace este método de trabajo? ¡Te contamos lo que sabemos!

Cerca de 1986, los señores Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka publicaron un artículo llamado: “El nuevo juego para el desarrollo de productos”, donde explicaban, luego de un investigación rigurosa, cómo empresas de la talla de Honda, Canon, entre otras, manufacturaron productos nuevos, empleando un enfoque escalable (por fases), con actividades bien focalizadas y contando con la participación de equipos multidisciplinarios.

Se observó cómo le daban mucha importancia al poder de auto-organización del equipo, con capacidad de tomar decisiones y mitigando las relaciones de jerarquía, que muchas veces frenan decisiones operativas vitales.

Pero, ¿por qué "Scrum"? Pues vienen de un término extraído del juego de rugby, que se refiere a la manera en cómo se reinicia el juego luego de una falta. La compararon con la nueva forma de trabajo en equipo viendo las similitudes y bautizaron este método con ese nombre.

Al principio, la metodología comenzó a aplicarse a proyectos netamente tecnológicos. Sin embargo, con el tiempo ha quedado demostrado que cualquier tipo de proyecto, que requiera rapidez y flexibilidad ante los cambios, puede aplicarla con buen éxito.

¿Por qué es conveniente usarla dentro del Marketing de Contenidos?

Ahora veamos cómo se enlaza esta metodología de trabajo con las estrategias de Marketing de Contenidos.

Scrum se inserta en el mundo de las metodologías ágiles que vienen desarrollándose como respuestas a la necesidad de crear e inventar nuevas formas de trabajo, que den respuesta con mayor rapidez y calidad a los nuevos requerimientos.

Precisamente, es opinión de muchos expertos que el mundo del marketing adolece de metodologías formales de trabajo que orienten la actividad de forma integral y sistémica, como sucede con otros sectores, que sí cuentan con una buena base de métodos y procedimientos.

Justamente la aplicación de estas metodologías ágiles representa un excelente avance para la organización del sector del marketing.

Al comenzar a utilizarla podrás contar con una mayor satisfacción del cliente, ya que interviene en el proyecto, está al tanto de lo que sucede, toma decisiones, recibe productos de manera rápida y de forma continua.

Por otro lado, se van revisando a diario los avances y problemas, tomando acciones oportunas y conjuntas para superarlos. Así se consigue contar con un equipo de trabajo activo, comprometido y al tanto de todo lo que sucede en el proyecto.

Día a día son más empresas de marketing las que se suman a la utilización de metodologías como Scrum y que está comprobado que aumentan la productividad.

¡Y es que ya se habla más y más del Agile Marketing! Las campañas de marketing van cambiando con estas nuevas formas de trabajo.

Paso a paso para incorporar la Metodología Scrum al mundo de Estrategia de Marketing de Contenidos

En Scrum se hace mención al rol de Scrum Master, el cual se asemeja mucho al Gerente de Proyecto, y al Product Owner, que se refiere al Cliente. Estas figuras son clave para la articulación del Equipo de Trabajo, que es quien tendrá la responsabilidad de ejecución.

Paso 1: Definir los objetivos

Detalla los requerimientos del cliente y los productos que deben elaborarse. Esto se conoce como la fase de Product BacKlog. El producto de este paso es una larga lista de lo que el cliente necesita, que además debe ordenarse en función a las prioridades del cliente.

Paso 2: Crear los bloques de tareas

Por cada producto a elaborar, se debe tener un bloque de tarea, en el orden de prioridades establecidas. Cada participante del equipo señala las tareas que tiene que hacer para contribuir con la creación del producto, los recursos requeridos y los tiempos. Esta fase se conoce como Sprint Backlog, y de aquí salen todos los bloques de tareas que deben realizarse, con sus tiempos de ejecución y recursos requeridos teniendo cuidado de que cada bloque o sprint no tenga una duración mayor a un mes.

Paso 3: Realizar reuniones planificadas

Al iniciar cada bloque de tareas o sprint, se realiza una reunión de planificación, conocida como Sprint Planning Meeting, donde se delinea cómo se va a orientar la ejecución de las tareas y los plazos. Aquí se da inicio formal a la ejecución de las actividades. El equipo tiene la potestad de auto-organizarse para lograr los mejores resultados.

Paso 4: Llevar reuniones diarias

Las reunión diaria de revisión de avances, aclaratoria de dudas, revisión de puntos de atención o problemas que se presenten. Se trata de la fase llamada Daily Scrum. Se recomienda una reunión corta, concisa, aproximadamente de 15 minutos de duración. Se va al grano, y luego todos vuelven a sus tareas. El cliente puede participar en ellas, y lo ideal es justamente que esté presente para aclarar cualquier duda y ganar tiempo.

Paso 5: Presentar los resultados

Una vez completada la ejecución del bloque de tareas, se presenta al cliente los resultados, los cuales ya son de su conocimiento, puesto que ha participado en algunas reuniones diarias. Esta fase se llama Sprint Review.

Paso 6: Analizar el alcance de los objetivos

Al finalizar este primer sprint o bloque de tareas, se revisan cómo fueron logrados los objetivos. Se discuten sobre las lecciones aprendidas, analizan la forma de trabajo y los problemas presentados, así como las acciones que permitieron superarlos, todo con el fin de crear el aprendizaje organizacional dentro del equipo. Sprint retrospective es como se le conoce a esta fase.

Estos pasos se ejecutan sucesivamente por cada sprint o bloques de tareas definidos. Así se continúa hasta concluir el proyecto en su totalidad.

Partiendo de que estamos ubicados en el uso de la metodología dentro de estrategias de marketing de contenidos, es importante que por cada contenido a generar, se tenga en cuenta definir a detalle lo que sigue:

  1. El tema del contenido
  2. La investigación y documentación para redactar el contenido
  3. Las palabras claves
  4. Los contenidos visuales
  5. La publicación en los diferentes canales de comunicación acordados
  6. La medición y estadísticas que permitan evaluar la estrategia.

Beneficios de la Metodología Scrum

Pudieras pensar que lo planteado no obedece a nada nuevo ni innovador, ya que esos pasos se conocen en otras metodologías de trabajo que vienes aplicando. Sin embargo, lo que hace la diferencia en Scrum es la forma de hacer las cosas.

  1. Cada bloque de tareas o sprints permite establecer los objetivos de ese pedacito del proyecto, permitiendo que se focalicen en ellos y se concreten de forma rápida.
  2. El cliente está presente y puede aclarar dudas sobre los requerimientos directamente. Es un miembro más del equipo de trabajo.
  3. Los equipos de trabajo manejan la información completa del proyecto, participan directamente, expresan sus puntos de vistas, necesidades y temores.
  4. Existe una transferencia de información directa y al mismo tiempo, transparencia en la comunicación.
  5. Se revisan constantemente las formas de trabajo. Hay una actitud hacia el mejoramiento continuo en la ejecución del proyecto completo.
El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos

Michael Jordan

Scrum, como metodología de trabajo permite al mundo del marketing de contenidos, responder a los requerimientos de un cliente de manera ordenada, con flexibilidad ante los cambios, con entrega continua de productos y participación activa del cliente en todas las fases.

La importancia que se otorga a las personas, a las interacciones y al espíritu colaborador hace de Scrum una excelente opción para el desarrollo de tus proyectos de estrategia de contenidos.

Anímate a seguir investigando sobre ella y a incorporarla en tu futuro inmediato. ¡Creemos que no te arrepentirás!

Luz Mariela Ruiz

Ingeniero de Sistemas con experiencia en Planificación Estratégica y Análisis Organizacional. Como creyente de la magia en las letras, me dedico a la creacion de contenidos que se conecten con el lector, respondiendo a sus necesidades; siempre desde la ética y el respeto.

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